FEC : Fichier des Ecritures Comptable

Depuis le 1er janvier 2014, tout contribuable, qui tient tout ou partie de sa comptabilité sur informatique, doit fournir à l’administration, en début de contrôle et sous peine de sanctions, un Fichier des Ecritures Comptables (ou FEC).

Qu’est-ce que le FEC ?

Il s’agit d’un fichier informatique normalisé qui doit permettre à l’administration d’automatiser, cibler et rationnaliser ses contrôles, en ayant accès directement à l’ensemble des écritures comptables de l’exercice.

Quelles sanctions en cas de non-production du FEC ou d’un FEC non conforme ?

Le non-respect des obligations comptables et fiscales liées au FEC autorise l’administration à rejeter la comptabilité pour irrégularité ou caractère non probant et donc à reconstituer vos bases d’imposition avec application éventuelle d’une majoration de 40 à 100%.

Vous tenez vous-même votre comptabilité, quelles sont vos obligations ?

1. Vérifiez que votre logiciel génère un FEC lors de la clôture de l’exercice.

Attention : il ne s’agit pas d’une simple sauvegarde de votre dossier mais d’un fichier spécifique qui doit répondre aux normes et critères définis par l’administration.

Si tel n’est pas le cas, contactez votre maintenance pour mettre à jour votre logiciel ou en changer.

1. Vérifiez votre saisie.

§ Le FEC comporte des rubriques obligatoires qui doivent être renseignées lors de la saisie de vos journaux afin de ne pas générer d’anomalies lors du traitement du FEC par les services fiscaux.

Les date, nom du client/fournisseur, montant de l’opération (HT, TVA, TTC), ainsi que le code journal, sont obligatoirement demandés dans toute saisie par les logiciels comptables.

Attention à ne pas oublier : Numéro de pièce pour chaque écriture : il peut s’agir du numéro de facture (clients ou fournisseurs), d’un numéro chronologique que vous avez attribué à chaque pièce (ex. : « 01.12 » pour la 12ème pièce du mois de janvier) ou d’un numéro d’opérations (par exemple pour vos écritures d’OD).

Il faut assurer la piste d’audit, c’est-à-dire la traçabilité de toute opération à partir d’une pièce justificative.

§ Les écritures centralisées doivent être écartées au profit des écritures détaillant ligne à ligne chaque opération.

1. Validez régulièrement vos écritures.

L’administration veut pouvoir vérifier les dates auxquelles les écritures ont été passées et validées, ainsi que les écritures éventuellement annulées. La validation vous oblige en cas d’erreur, de quelque nature qu’elle soit (mauvaise imputation, double écriture..), à comptabiliser une OD pour la corriger.

Selon l’administration, vous êtes tenus de valider les écritures avant l’envoi de vos déclarations de TVA (soit chaque mois si vous relevez du régime du réel normal).

Au plus tard, l’ensemble des écritures doit être validé par vos soins, sur votre logiciel, avant l’envoi de la déclaration de résultats aux impôts, donc lors de l’établissement de votre bilan.

1. Rédigez une documentation sur votre organisation comptable et votre système d’information.

Ce document doit également être remis en début de contrôle. Il doit comporter des mentions sur les éléments suivants :

- Description générale de l’ensemble du système d’information

- Inventaire et description des matériels utilisés

- Descriptifs des fichiers et programmes avec leurs articulations et interrelations (interfaces) (ex. logiciel de caisse, de paie, de gestion commerciale..)

- Description de la structure des données et leur signification

- Plan d’archivage et durées de rétention

- Documentation utilisateur.